No más procesos ineficientes ni tareas retrasadas
Las organizaciones suelen gestionar sus procesos de negocio con planillas Excel e intercambio de mails. Pero esto puede generar errores que enlentecen el trabajo y perjudican al negocio. Se pierde mucho tiempo buscando información en los mails o identificando la última versión de un documento. Tampoco contamos con información útil acerca del funcionamiento de la organización. ¿Cómo sabemos cuánto tarda en completarse una tarea? ¿O qué decisiones se tomaron en cierto proceso?
La disciplina de Gestión por Procesos (BPM) permite automatizar procesos de negocio y flujos de trabajo. En el mercado existen variadas soluciones de BPM diseñadas especialmente para empresas de gran porte. Pero suelen ser demasiado complejas y costosas para las PyMEs.
Flokzu brinda esta tecnología de forma simple y accesible. PyMEs y consultores pueden utilizar la aplicación web para ejecutar procesos y tareas recurrentes, encadenadas de acuerdo a una lógica de negocio. Así los procesos se completarán de forma consistente y dentro del plazo establecido. Y si no es así, el sistema se encargará de alertar cuando un vencimiento se aproxime.
Además la herramienta funciona como gestor documental, porque cada proceso que ejecutes en Flokzu se almacenará como un nuevo documento, registrando todas las decisiones tomadas en una traza de auditoría. Los usuarios podrán realizar búsquedas según filtros personalizados y acceder a su Bandeja de Entrada, donde verán todos los documentos sobre los que tienen que trabajar.
Cómo funciona Flokzu
- Modela tus procesos
Tú o un consultor en mejora de gestión modelan (dibujan) cada una de las etapas del proceso, asignan responsables y establecen plazos límite para cada tarea. Si lo deseas, puedes también definir tareas en paralelo para que sean realizadas por varias personas al mismo tiempo.
Pueden crear condiciones que definen automáticamente el flujo del proceso. Por ejemplo: Si el importe de la compra es mayor a 1.000, se puede pagar con tarjeta de crédito o en efectivo. Si es menor, solo en efectivo.
Debes definir un único formulario que tu equipo utilizará para completar los datos de cada tarea y registrar información relevante.
- Ejecuta tus tareas
Una vez modelado el proceso, es posible comenzar a usarlo, a esto se le llama crear instancias de ese proceso. Cada instancia del proceso es un Documento Flokzu que contiene el formulario, adjuntos y comentarios. Los miembros de tu equipo podrán completar información relevante, adjuntar archivos, intercambiar comentarios y colaborar en minutos para completar las tareas asignadas y así alcanzar los objetivos de dicho proceso.
- Mejora y analiza tu organización
Una gran ventaja de ejecutar tus procesos con una herramienta como Flokzu es la posibilidad de medirlos y mejorarlos continuamente. A diferencia del mail y las plantillas Excel que no recaban información, en Flokzu todas las tareas y procesos generarán métricas muy útiles para tomar decisiones basadas en hechos objetivos y no en percepciones.
Podrás analizar un conjunto de reportes en tiempo real para ver cómo está trabajando tu equipo o qué calidad de servicio estás brindando, y también reportes históricos para que veas cómo fueron evolucionando tus procesos, dónde están los cuellos de botella, dónde hay oportunidades de mejora y donde estás haciendo las cosas bien.
Acerca de Flokzu
La herramienta está disponible en inglés y español. Contamos con un plan gratuito por tiempo ilimitado en la nube, sin instalaciones ni descargas. No se requiere conocimiento técnico para utilizar la aplicación, el equipo de Flokzu te ayudará a automatizar tu primer proceso sin costo.
Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.
Flokzu es una herramienta colaborativa para definir y automatizar workflows documentales (o flujos de documentos) dentro de una organización.
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