Software para aumentar la productividad de su empresa freelance

“Los proyectos ocupan todo el tiempo disponible. Para calcular la duración de un proyecto, coja su estimación, multiplique por 2 y cambie la unidad a la inmediatamente superior. Así, un proyecto que debe durar 2 horas, tardará en hacerlo 4 días”. Murphy

Los que hemos trabajado por proyectos hemos sufrido diversos estados de nerviosismo: hemos estado exaltados por un proyecto ilusionante, nos hemos puesto manos a la obra con energía inacabable, nos hemos topado con problemas en el último minuto (o no tan último), hemos sufrido la tensión con los compañeros y jefes, nos hemos quejado, nos hemos sentido invencibles, imprescindibles y hasta hemos llorado de alegría cuando las cosas salen bien después del esfuerzo.

Esto se conoce bien en todas aquellas empresas que preparan proyectos con fecha máxima de entrega, que realizan ofertas en ambientes competitivos, que participan en concursos públicos o se enfrascan en algún tipo de proyecto interno de mejora que implique un grupo específico de empleados con un objetivo concreto: realizar una serie de tareas en un determinado lapso de tiempo. En estas condiciones, ni el presupuesto, ni las dificultades técnicas o comerciales pone tan en riesgo el éxito de un proyecto como la gestión del tiempo que se hace y de su principal activo: los empleados. El mejor de los proyectos, entregado tarde, puede quedar descartado. El mejor de los proyectos, con una mal control de los empleados, puede minar el capital humano de una empresa.

El tiempo y su gestión, en tanto que afecta al éxito de la empresa y a la salud emocional (y hasta física) de los empleados es una habilidad básica que deberían desarrollar todos los contratadores.

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Imagen por Shutterstock

Llegados a este punto, en muchas reuniones de seguimiento se plantea la pregunta incómoda: ¿contratamos a alguien adicional para esto?... Y lo siguiente es la mirada de suspicacia del gestor del proyecto que plantea sus dudas: ¿dónde lo encontramos?, ¿cómo se consigue un empleado de calidad por horas?, ¿cómo vamos a controlar a alguien externo?, ¿cuánto vale esto?. Dejando al margen la cuestión de encontrar al trabajador adecuado (si se dedica algo de tiempo es posible encontrar a profesionales dispuestos a hacer colaboraciones puntuales en varias plataformas de freelancers), un buen gestor de proyectos se planteará dudas como cual sería el método de comunicación más efectivo que deje un rastro revisable, el archivo de los documentos compartidos, la asignación de tareas, el control de los hitos, el tiempo empleado, el seguimiento de los avances realizados, qué programa usar para el control de los trabajadores (¡y pagar la minuta!)… ¡Y cuánto tiempo le va a llevar al propio gestor realizar todo eso!. Al fin y al cabo, el gestor es el que lidiará con el control de los trabajadores y no quiere gato por liebre.

Por suerte, con una búsqueda en Internet similar a “programa gestión empleados”, el mercado ofrece diversas plataformas y herramientas para la gestión de empleados que trabajan de forma colaborativa. Estas herramientas y aplicaciones permiten funcionalidades como:

  • Comunicación instantánea y/o conferencias
  • Asignación de tareas e hitos
  • Intercambio de archivos
  • Avisos y notificaciones
  • Seguimiento de plazos
  • Seguimiento de costes
  • Gestión de la relación con clientes
  • Facturación y nóminas

Y la novedad respecto a softwares anteriores de gestión de proyectos: una forma real y efectiva de control del trabajo y el uso del tiempo que realiza el empleado que trabaja de forma remota.

Aquí tienes algunos de estos programas de control de empleados: Time Doctor, BaseCamp, iMeet, TribeScale.

  • Time Doctor es un software conveniente para empleados y empleadores y ofrece periodo de prueba de 30 días. El trabajador puede controlar su tiempo facturable y tomarse descansos, mientras que el empleador puede realizar grabaciones y/o capturas de pantalla y controlar si el trabajador se ha conectado a determinadas aplicaciones. Es un programa de gestión de empleados que permite la integración con el cliente y la gestión de nóminas en base a unidades trabajadas (que se pueden definir por horas, turnos, etc.). El seguimiento se puede realizar tanto por unidad de tiempo, por proyecto y actividades (tiempo dedicado al correo electrónico, a las tareas, a los sitios web) O, de forma muy interesante, se puede hacer un seguimiento por coste acumulado por empleado. Además tiene aplicaciones para Android y iPhone (que vienen muy bien cuando se trabaja con equipos en distintas localizaciones y zonas horarias). Es posible personalizarlo y establecer diferentes roles: empleador, gestor y empleado y se puede configurar en español. Desventaja: el precio depende del número de usuarios.

  • BaseCamp funciona en la nube pero es uno de los programas de gestión de proyectos más fáciles para el usuario: las funcionalidades son básicas y el diseño es simple. Es muy fácil de instalar y configurar, de manera que rápidamente se entra de lleno en la gestión del proyecto. Una gran ventaja es que guarda automáticamente, de forma que no hay forma de perder nada. Como el anterior, BaseCamp ofrece también aplicaciones para iPhone y Android. Desventajas: la baja funcionalidad. No hace mucho más que gestionar las tareas y no ofrece las funcionalidades de colaboración y comunicación. Tampoco  hay posibilidad de realizar informes de productividad, ni de seguimiento del tiempo ni de costes.

  • iMeet se gestiona en la nube, pero a diferencia del anterior, dispone de un abanico más amplio de posibilidades (complicando un poco la interacción del usuario): ofrece conversaciones, reuniones vía web, herramientas tecnológicas sociales, blogs, wikis y foros. Se tiene la opción de conectarse a cuentas de Facebook, Twitter y LinkedIn y usarlas para enviar invitaciones a reuniones. Se puede trabajar con los documentos online (editar, compartir, etc.). El usuario gestiona sus propios proyectos y puede configurar (más o menos fácilmente) una intranet de empresa. También presenta informes de seguimiento de las tareas e hitos. Desventaja: No es el mejor para escalar a grandes proyectos.

  • TribeScale es una plataforma de comunicación que permite gestionar equipos de trabajo, ayudarles a tomar decisiones y crear planes de acción a través de foros de discusión. TribeScale ofrece a los equipos una potente herramienta de coordinación de equipos con base a una comunicación estructurada y asíncrona que permite llevar los proyectos a un nivel superior.

Es decir, ya no tienes excusas: localiza el talento ahí fuera y llévalo contigo. Programa la gestión de empleados en un click.

Karina DinevaAcerca del Autor:

Este articulo fue escrito por Karina Dineva,
Internet Marketer y escritora freelance.
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1 comentarios:

  1. Me gusta trabajar con Basecamp, porque el personal de una empresa puede colaborar plenamente dentro de los proyectos y tienen una buena comprensión de los avances. Por ejemplo, si un cliente está revisando una nueva construcción del sitio, se puede añadir cualquier error y ajustes directamente a una lista de que "hacer", alertando al miembro relevante de nuestro equipo. El cliente será entonces capaz de ver cuando éstos se produzcan.

    Obviamente no hay sustituto para las llamadas telefónicas y la comunicación cara a cara, pero Basecamp es grande para la asignación de tareas.

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