Cómo adaptar un gestor de tareas a tu equipo y ser fiel a él

Si partimos de la premisa que el líder de equipo, o incluso cualquier miembro del equipo, ya sabe que necesitan una herramienta tecnológica para organizar los proyectos y las tareas, el principal problema con el que se suelen encontrar éstos es la elección del mismo (hay muchos en el mercado: Todoist, Asana, Basecamp…) y, principalmente, la adopción y fidelización por parte del equipo.

Dentro de un equipo, ya sea trabajando en oficina o remoto, hay varias áreas diferentes con flujos de trabajo distintos. ¿Qué es lo que funciona para cohesionar a una organización en torno a una herramienta tecnológica que organice los proyectos y las tareas?

Gestor de tareas
Imagen por Shutterstock

Crea un sistema

Seguro que has sufrido esa sensación de probar un gestor de tareas, pasar mucho tiempo organizando el trabajo en torno a él para, finalmente, acabar dejando la herramienta después de esa etapa de “luna de miel”.

La primera clave para seguir trabajando con ese gestor de proyectos es entender la tecnología como una ayuda, no como la solución. Por lo tanto, es el sistema en que organices el trabajo de tu equipo el principal motor, actuando el software como un medio más (muy importante) en la organización. La tecnología no es una varita mágica de la gestión de proyectos y tareas.

¿Cómo puede ser un sistema? Este es mi caso, por ejemplo:

En mi búsqueda de un gestor de tareas, encontré un sistema con el que no tenía problemas para ser fiel. Consigo hacer más cosas cada día, cada semana, cada mes. No me siento tan exhausto como antes o empleo más tiempo del normal.

Me gusta empezar planeando cada trabajo de la semana el domingo por la noche. Más allá aún, siempre reviso lo del día siguiente la noche anterior, así se lo que tengo que hacer cuando me levanto. Me permite estar preparado mentalmente, sé exactamente lo que tengo que hacer y en vez de emplear tiempo cada mañana preocupándome de ello, empiezo mi día con varias tareas.

En el caso de que me venga una tarea de repente, ya sea para el día de hoy o para otro día/semana, inmediatamente la añado a la lista de pendientes. Hago esto de forma automática y más tarde organizo esa tarea por proyecto, fecha de vencimiento, etiquetas, etc.

No te obsesiones con ello

Es importante recordarte lo próximo que tienes que hacer o echar un vistazo rápido a las próximas tareas, pero obsesionarte solo te sirve para estresarte y dañar tu productividad. Emplearás más tiempo en mirar una cada vez más larga lista de tareas y menos haciendo lo que necesitas hacer.

Así que si te ves echando vistazos a tu lista de forma frecuente, intenta usar filtros o etiquetas para restringirte lo que ves solo para que sea relevante para ese momento.

Recuerda, el objetivo de una app de tareas es que emplees el menor tiempo posible en ella y el mayor tiempo posible haciendo y terminando cosas.

Escribe todo y sé específico

Añade cualquier tarea, tanto grande como pequeña, y sé específico. Asegúrate que las tareas son realizables. No añadas una tarea sin etiquetas, nivel de prioridad, hora y fecha, o proyecto. Aprovecha características de los gestores de tareas como Todoist, como puedan ser los recordatorios por fecha y hora, las fechas periódicas o atajos para añadir rápido sin tener que abrir la app.

La belleza de cualquier lista de cosas pendientes es que nosotros, los humanos, encontramos formas completamente diferentes de implementar las mismas herramientas. Ya puede ser para gestionar pedidos de tu farmacia, como para mantener los muchos flujos de trabajo contiguos separados, organizados y en un solo sitio. y otro lo usará para ayudarle a ser fiel a una nueva rutina de entrenamiento o simplemente como lista de la compra. Pero no cometas el error de creer que una tarea es demasiado pequeña para tu lista de pendientes. Terminar una de las más simples y mundanas tareas te hace sentir tan bien como un elemento más importante.

Responsabilidad

El objetivo de un gestor de tareas se pierde cuando no eres responsable de las tareas que dejas atrás o dejas poco a poco que tu lista se convierta en interminable sin quitar elementos,. Pronto caerás en la desidia si no te mantienes en ello.

Con Todoist, hay dos planes para tareas retrasadas. Primero, una ingeniosa vista de tareas que han pasado su fecha con horas en fuente roja y puestas en tu vista de ‘Hoy’. Y segundo, el Karma. Si dejas que una tarea se pase de fecha por cuatro días, tu marcador Karma empieza a caer. El Karma sirve como un increíble motivador que te mantiene en las tareas y te infunde un deseo de mantener todo en orden y completar las tareas a tiempo.

Hazlo un hábito

Haciendo una parte de lo descrito arriba no te hará mágicamente mantenerte fiel a un gestor de tareas para siempre. Como humanos somos criaturas de hábito. Operamos mejor cuando podemos predecir lo que va a ocurrir y cuando pasamos por los mismos movimientos repetidamente.

Crear un nuevo hábito no es fácil, aún así. Sin embargo, si coges ese tiempo para aguantarte con tu gestor de tareas, de forma consistente, unas pocas semanas, te verás añadiendo y quitando elementos de forma innata. También sentirás un mayor sentido de control y comodidad, incluso cuando tu lista de pendientes parezca interminable.

Daniel García

Acerca del Autor:

Este articulo fue escrito por Daniel García,
Doist Regional Manager
Periodista y Escritor

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