Cómo gestionar la facturación en tu negocio con Billin

3 de septiembre de 2019

Cómo gestionar la facturación en tu negocio con Billin

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Cómo gestionar la facturación en tu negocio con Billin

Crear, enviar y gestionar facturas es algo que suele tomarnos más tiempo del que quisiéramos, afectando la productividad de nuestro negocio.

Pero, ¿Y si te dijéramos que existe una herramienta que puede ayudarte a optimizar el proceso de facturación, permitiéndote ahorrar horas y horas de trabajo cada mes?

Bien, ese es justamente el propósito de Billin, una herramienta online para pymes y autónomos que te permite crear y gestionar facturas de manera profesional y sin complicarte la vida.

Billin, herramienta de facturación online para pymes y autónomos

Para empezar a usar Billin, sólo debemos ingresar a billin.net y crear una cuenta gratis.

Tras finalizar el proceso de registro, recibiremos un email de confirmación para activar nuestra cuenta y ya estaremos listos para utilizar la herramienta.

Al iniciar sesión por primera vez, te recomendamos tomarte tu tiempo para explorar las diferentes secciones y familiarizarte con la interfaz de Billin, aunque en realidad es muy intuitiva y fácil de utilizar.

Herramienta online de facturación - Billin

Características y funciones de Billin

Desde el menú de la parte izquierda tenemos acceso a las funciones principales que ofrece la herramienta. Aquí podemos editar nuestros datos personales y configurar los datos de nuestro negocio o agregar los datos de un nuevo negocio. También, podemos ver el icono de notificaciones del sistema, la opción de chats y la sección de gestión de facturas, presupuestos y contactos.

En la parte central encontramos un resumen mensual, trimestral y anual de la actividad de facturación de nuestro negocio.

Y, desde el menú de la parte derecha tenemos acceso directo a las opciones de creación de facturas, creación de tickets de caja, creación de presupuestos, registro de gastos y creación de contactos.

Estas son algunas de las características y funcionalidades más destacadas de Billin:

  • Gestión de facturas de clientes y proveedores.Desde nuestra cuenta podemos organizar y administrar todas las facturas, tanto las que enviamos como las que recibimos, así las tendremos siempre a la mano cuando las necesitemos.

  • Seguimiento de facturas.En todo momento podemos saber si nuestras facturas han sido recibidas, vistas, aceptadas y pagadas, teniendo control total sobre el proceso de facturación en nuestro negocio.

  • Listas de productos.El sistema guardar una lista de productos y servicios, permitiéndonos agregarlos con un clic a nuestras facturas, ahorrándonos así tiempo y esfuerzo a la hora de facturar a nuestros clientes.

  • Personalización de facturas.En la plataforma tenemos a nuestra disposición diferentes plantillas de facturas que podemos editar y personalizar para sorprender a los clientes con un diseño profesional.

  • Facturas recurrentes.Para esos clientes que nos pagan de manera recurrente, podemos configurar el envío automático de facturas recurrentes para que el sistema se encargue del proceso.

  • Cobros online.Tenemos la posibilidad de establecer diferentes métodos de pagos, como efectivo, pago contra-entrega, transferencias y tarjetas de crédito y débito, para que el cliente pueda pagarnos desde la misma factura online, haciendo que el proceso sea mucho más eficiente.

  • Envío de presupuestos. En caso de que nuestro cliente lo solicite, podemos enviarle un presupuesto desde la plataforma para que lo revise con calma y decida si desea adquirir nuestra propuesta.

  • Exportar información en Excel. En cualquier momento podemos descargar nuestra información de facturación en un archivo de Excel y enviarlo a nuestro asesor para que pueda hacer la liquidación de impuestos fácilmente.

  • Versión móvil.La herramienta cuenta con sus respectivas aplicaciones para iOS y Android para que podamos crear, enviar y administrar facturas en cualquier momento y en cualquier lugar desde un dispositivo móvil.

Como puedes ver, se trata de una herramienta muy completa y enfocada en hacer que el proceso de facturación sea mucho más sencillo y eficiente.

Cómo crear y enviar tus facturas con Billin

Ya que hemos explorado la herramienta, ahora si vamos a crear y enviar nuestra primera factura. Para ello, nos dirigimos a la sección de facturas desde el menú de la izquierda.

Aquí podemos ver las diferentes facturas que vamos creando junto con información clave para que podamos buscar una en específico cuando lo necesitemos. Como nuestra cuenta es nueva, por el momento la sección está vacía.

Damos clic en la opción "crear factura" y podemos elegir entre diferentes opciones que varían según el país desde el que nos registremos. Por ejemplo, si creamos una cuenta seleccionando como país España, tendremos estas opciones: subir archivo, en caso de que deseemos agregar al sistema una factura que hemos enviado previamente por otro medio; factura de venta, para crearla directamente desde el sistema; y ticket de caja, por si no necesitamos enviar una factura como tal para gestionar el pago.

Elegimos "factura de venta" y nos cargará el editor con una plantilla de factura lista para personalizar.

En el menú de la derecha encontramos diferentes opciones de configuración: diseño, para seleccionar la plantilla que más nos guste; métodos de pago, para establecer los medios de pago que aceptamos; periodicidad, en caso de que vayamos a crear una factura recurrente que se envíe de manera automática al cliente; y opciones de factura, para añadir descuentos o impuestos a la factura.

Una vez terminamos de llenar los campos y configurar las opciones principales, nuestra factura estará lista para ser emitida y enviada.

Es un proceso muy sencillo. Además, a medida que vayamos agregando productos y servicios y personalizando nuestras plantillas, todo será cuestión de dar unos cuantos clics para crear, enviar y gestionar facturas.

Herramienta de facturación online para pymes y autónomos - Billin

Recibe y gestiona las facturas de proveedores desde tu cuenta

Además de poder gestionar las facturas que enviamos desde Billin, la plataforma también nos da la posibilidad de recibir y gestionar las facturas que recibimos de nuestros proveedores para que tengamos todo centralizado y organizado.

Para hacerlo, nos dirigimos a la sección “Facturas” y luego damos clic en la pestaña “Facturas Recibidas”. Aquí elegimos “subir gasto” y agregamos el PDF de la factura que queremos registrar.

Alternativamente, podemos subir facturas y registros de gastos desde nuestro celular con la App de Billin o solicitar a nuestros clientes que las envíen directamente por email a un correo que la plataforma nos asigna para dicho fin. Este correo mencionado lo encontramos en la sección “Ver perfil de negocio”.

De cualquiera de las 3 formas, tendremos todas nuestras facturas y registros de gastos disponibles en nuestra cuenta para que podamos gestionarlas.

Cómo agregar la información de tus clientes a Billin

Para ahorrar más tiempo a la hora de facturar, es recomendable agregar la información de nuestros clientes recurrentes. Para hacerlo, nos dirigimos a la sección "contactos" y luego damos clic en "crear contacto". Desde aquí añadimos los datos básicos de nuestros clientes para que luego sea sólo cuestión de seleccionarlos al momento de crear una factura y su información se añadirá automáticamente.

En conclusión, si queremos optimizar y automatizar el proceso de facturación en nuestro negocio, Billin es una excelente opción a considerar gracias a sus múltiples funcionalidades pensadas para facilitarnos la vida.

Ingresa a billin.net y comienza a facturar sin complicaciones.

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