No necesitas pagar 5 o 10 herramientas para administrar tu negocio. Solo necesitas una, y en este post te voy a revelar cu谩l es esa herramienta y c贸mo puedes utilizarla incluso gratis.
Esta herramienta de llama Bitrix24, y es la suite de gesti贸n empresarial m谩s completa que encontrar谩s en el mercado.
Con Bitrix24 podemos gestionar tareas y proyectos, crear y editar documentos colaborativos, gestionar personal, construir p谩ginas de ventas, gestionar clientes, crear embudos de ventas, generar reportes y mucho m谩s. ¡Todo desde un solo lugar!
Si contratamos por aparte todas estas herramientas, nos puede costar cientos de d贸lares cada mes, adem谩s de que resulta muy tedioso tener que estar entrando a una y otra plataforma para gestionar nuestro negocio.
En este video te voy a explicar c贸mo crear tu cuenta de Bitrix24 gratis, c贸mo realizar las configuraciones iniciales en tu cuenta y cu谩les son las funciones m谩s importantes que tienes que conocer de la plataforma para que comiences desde hoy mismo a centralizar todo tu negocio con Bitrix24 y ahorres cientos de d贸lares a la vez que incrementas tu productividad. ¡Dale Play!
1. C贸mo crear una cuenta gratis de Bitrix24
Bien, lo primero que debemos hacer es ingresar a Bitrix24.es y crear una cuenta gratis desde el bot贸n de la parte superior.
Esperamos algunos segundos mientras se crea nuestra cuenta.
Ahora procedemos a responder las preguntas b谩sicas para que la plataforma optimice sus funcionalidades seg煤n las caracter铆sticas de nuestra empresa.
Damos clic en “Finalizar”. Y listo, ya tenemos nuestra cuenta creada.
Luego de finalizar el proceso de registro, recibiremos un correo de confirmaci贸n desde el cual podemos crear nuestra contrase帽a de acceso. Te recomiendo que hagas esto antes de empezar a explorar la plataforma.
Despu茅s de confirmar y activar nuestra cuenta, el siguiente paso es completar nuestro perfil. Esto lo podemos hacer desde el icono de usuario ubicado en la parte superior derecha de la interfaz. Desde all铆 podemos agregar una foto de perfil, registrar nuestra informaci贸n personal y cambiar nuestra contrase帽a.
Quiero destacar tambi茅n las dos funcionalidades de la parte izquierda de nuestro perfil.
La primera de ellas nos permite medir nuestro nivel de estr茅s. Para ello debemos instalar la app de Bitrix24 y seguir las instrucciones. Recordemos que el estr茅s produce m煤ltiples enfermedades, entonces qu茅 bueno contar con una plataforma que nos ayude a medir y prestar atenci贸n a nuestros niveles de estr茅s.
Y la segunda funcionalidad que quiero destacar es la de reconocimientos. Aqu铆 van a aparecer los reconocimientos que nos asignen otros miembros de nuestro equipo y, de la misma forma, podemos enviar reconocimientos a nuestros colegas. Esto sin duda es una gran herramienta para motivar a nuestro equipo.
Ya con nuestra cuenta personalizada, lleg贸 el momento de explorar la plataforma para conocer mejor sus caracter铆sticas y configurarla con la informaci贸n de nuestra empresa.
2. Gesti贸n de personal
Te recomiendo comenzar por la secci贸n de “Empleados”. Desde all铆 podemos invitar a las personas de nuestra empresa a que se unan a la plataforma y crear departamentos para tener organizada la informaci贸n de nuestro personal. El plan gratuito nos permite agregar usuarios de forma ilimitada, entonces no tendremos problema por la cantidad de personas que trabajen con nosotros.
Para agregar un nuevo empleado damos clic en la opci贸n “Invitar” y elegimos si queremos enviar un link de registro a todo el personal para que ellos creen su cuenta, enviar una invitaci贸n por correo o por mensaje de texto, o configurar manualmente la cuenta de cada uno.
Cada uno de nuestros colaboradores tendr谩 su propio perfil dentro de la plataforma y podremos interactuar con ellos de diferentes formas que m谩s adelante te voy a explicar.
3. Estructura de la empresa y Grupos de trabajo
Ahora procederemos a crear el organigrama de nuestra empresa. Vamos arriba a la opci贸n “Estructura de la empresa” y la idea es crear cada uno de los departamentos que manejamos. Estos pueden ser, por ejemplo, departamento de marketing, departamento de finanzas, departamento de producci贸n. Esto ya depende de nuestro modelo de negocios y c贸mo queremos organizar nuestra empresa. En cada departamento vamos agregando los empleados que registramos y podemos establecer las relaciones jer谩rquicas entre ellos. Es decir, qui茅n le rinde cuentas a qui茅n. Cuanto mejor estructuremos y organicemos el personal de nuestra empresa, vamos a poder aprovechar mucho m谩s todas las funcionalidades de Bitrix24.
Nos dirigimos ahora a la secci贸n “Colaboraci贸n” y luego a “Grupos de trabajo”. La plataforma nos ofrece la posibilidad de crear tres tipos de grupos de trabajo: Proyecto, Collab y Grupo de trabajo. La opci贸n proyecto es para crear un equipo en torno a un proyecto espec铆fico, entonces son grupos temporales en los que podemos agregar a miembros de diferentes departamentos de nuestra empresa. La opci贸n Collab tambi茅n es para el desarrollo de alg煤n proyecto concreto, pero este nos permite incluir personas externas a nuestra empresa, que puede ser un cliente o un aliado estrat茅gico. Y los grupos de trabajo generalmente los creamos de acuerdo a c贸mo tenemos organizada nuestra empresa. En estos grupos podemos asignar moderadores, roles, permisos, podemos compartir archivos, etc.
Una vez m谩s, cuanto mejor organicemos y estructuremos nuestra empresa, mejor vamos a poder aprovechar todas estas herramientas de Bitrix24 para ser m谩s productivos.
Ya con el personal agregado y los grupos de trabajo creados, empieza a tomar forma nuestra plataforma.
4. Comunicaci贸n y colaboraci贸n
Veamos ahora las opciones de comunicaci贸n y colaboraci贸n que nos ofrece Bitrix24.
Uno de los aspectos que m谩s me gusta de Bitrix24 es que su interfaz es similar a una red social, es decir, con esta plataforma pr谩cticamente tendremos nuestro propio “Facebook empresarial” para gestionar nuestro negocio, lo que hace que la comunicaci贸n interna sea mucho m谩s interactiva y eficiente.
Desde el “Feed” podemos ver las actualizaciones publicadas por nuestros colaboradores, ver anuncios importantes, tareas pendientes y hasta la fecha de cumplea帽os de nuestros colaboradores. Adem谩s, la plataforma cuenta con un sistema de notificaciones para que estemos siempre al tanto de lo m谩s importante que suceda dentro de nuestra empresa.
Al momento de redactar una publicaci贸n, contamos con el apoyo Copilot como asistente de inteligencia artificial. Solo debemos presionar la barra espaciadora o dar clic en el bot贸n de “Copilot” y este asistente nos ayudar谩 a crear textos a partir de las instrucciones que le demos, mejorar la ortograf铆a y redacci贸n de un texto, resumir informaci贸n, analizar textos, cambiar el tono de una publicaci贸n haci茅ndola m谩s formal o amigable, etc. Ya no tenemos que preocuparnos por esos errores de redacci贸n o de ortograf铆a que a veces se nos pasan, porque la IA se encarga de que nuestras publicaciones queden perfectas.
Pero eso no es todo. En Bitrix24 tambi茅n tenemos calendarios compartidos, herramientas para trabajar en documentos colaborativos en tiempo real, servicio para enviar y recibir correos, conversaciones por chat, videollamadas, etc… Todo desde un solo lugar. Ya no tenemos que estar entrando a una y otra plataforma para comunicarnos con nuestro equipo, que de hecho es uno de los m谩s grandes errores que se cometen en muchas empresas, porque la comunicaci贸n se vuelve informal, se pierde informaci贸n o no quedan registros de aspectos importantes sobre el desarrollo de alguna tarea o proyecto.
En la secci贸n de “Webmail” podemos conectar nuestra cuenta de correo, enviar y recibir mensajes directamente desde Bitrix24 e integrarlo con nuestro CRM, es decir, si un cliente nos env铆a un mensaje, ese mensaje se guardar谩 directamente en las fichas de contactos y negociaciones. Pero no nos adelantemos. Luego te explico con detalle c贸mo configurar tu CRM en Bitrix24 para que automatices tus procesos de ventas y le saques el m谩ximo provecho a la plataforma.
En cuanto al “Calendario”, podemos conectar Bitrix24 con un calendario externo (es decir, sincronizarlo con Google, iCloud, Office365, etc.) y ver todos los eventos en un solo lugar. Adem谩s, las actividades creadas en nuestro CRM aparecer谩n aqu铆 para que hagamos seguimiento a los procesos de ventas; y los clientes o socios podr谩n reservar una cita con nosotros a trav茅s de los espacios disponibles en nuestro calendario, ahorr谩ndonos as铆 tiempo al momento de coordinar reuniones.
Si necesitas compartir archivos con los miembros de tu empresa o trabajar documentos de forma colaborativa, puedes hacerlo aqu铆 desde la secci贸n “Drive”. Ten en cuenta que la opci贸n gratis de Bitrix24 te da hasta 5 Gigas de almacenamiento en la nube. Si requieres m谩s capacidad, puedes considerar los planes de pago que ofrece la plataforma, los cuales van desde los $49 d贸lares por mes e incluyen otras herramientas de gesti贸n avanzadas.
5. CRM, Sitios web y Contact Center
Ahora si vamos con un punto que yo s茅 que a muchos de ustedes les interesa: la gesti贸n de clientes. Y es que gestionar clientes puede ser un verdadero dolor de cabeza si no contamos con las herramientas adecuadas. Afortunadamente, Bitrix24 nos ofrece todas las herramientas de CRM que necesitamos.
Aqu铆 en Bitrix24 podemos estructurar completamente nuestros embudos de ventas. Un embudo de ventas es el proceso a trav茅s del cual atraemos, gestionamos y fidelizamos a nuestros clientes. Generalmente, los embudos de ventas se componen de cuatro fases clave: Atracci贸n, Interacci贸n, Conversi贸n y Fidelizaci贸n. No voy a profundizar mucho en este tema porque me extender铆a demasiado, pero cu茅ntenme en los comentarios si quieren que haga un video completo hablando sobre c贸mo crear embudos de ventas.
Por defecto, la plataforma nos presenta esta estructura de los procesos de ventas, pero podemos editarla seg煤n la forma en que tengamos estructurados nuestros embudos de ventas. Todo esto es personalizable.
Una vez construyamos nuestros embudos de ventas dentro de Bitrix24, ser谩 mucho m谩s f谩cil y eficiente la labor de gestionar clientes. De cada cliente que gestionemos se crear谩 una ficha de negociaci贸n desde la que podemos ver la informaci贸n del cliente, podemos llamarlo directamente desde la ficha, enviarle un correo electr贸nico, contactarlo a trav茅s de un canal abierto, generar una factura, crear tareas, copiar el enlace con los espacios disponibles en nuestro calendario para que el cliente agende una cita, crear una actividad y a帽adirla al calendario, etc.
Si necesitamos crear p谩ginas de ventas para atraer clientes a nuestro negocio, ya no tenemos que pagar otras herramientas. Con Bitrix24 podemos crear sitios web y landing pages en cuesti贸n de minutos. Solo debemos dirigirnos a la secci贸n de “Sitios Web”, damos clic en la opci贸n “Crear”, elegimos una plantilla, agregamos nuestro contenido y listo. El sitio se integra autom谩ticamente con nuestro CRM, de esta forma cada vez que un cliente llegue a nuestro sitio web y se registre en un formulario o nos escriba desde el chat, ingresar谩 a nuestro embudo de ventas como un nuevo cliente o negociaci贸n.
Ahora vamos a dirigirnos a la secci贸n “Contact Center” dentro de CRM. Desde aqu铆 podemos conectar los distintos canales de comunicaci贸n que manejamos en nuestro negocio (Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.), e integrarlos para comunicarnos con nuestros clientes directamente desde Bitrix24. Es decir, ya no necesitamos estar entrando a una y otra plataforma para responderle a un cliente, porque todo lo podemos hacer desde Bitrix24. Y lo mejor es que la plataforma de forma autom谩tica nos agrupa las conversaciones de un mismo cliente sin importar desde qu茅 canal nos escriba, y estas conversaciones quedar谩n organizadas en las diferentes etapas de nuestros embudos de ventas para que podamos hacer seguimiento a todo el proceso.
Te lo voy a explicar con un ejemplo: supongamos que pepito nos escribi贸 por WhatsApp cotizando un producto. Si tenemos creado nuestro embudo de ventas en Bitrix24, esa conversaci贸n va a quedar a帽adida a la etapa respectiva del embudo de ventas y se crear谩 una ficha con los datos de ese cliente. Si luego el mismo cliente nos escribe desde otro canal, por ejemplo, Instagram o incluso desde el chat de nuestro sitio web, las conversaciones se a帽adir谩n a ese mismo perfil de cliente, permiti茅ndonos as铆 ofrecer un servicio m谩s eficiente.
Otra funcionalidad que es sorprendente de Bitrix24 es “Telefon铆a”. Con esta funci贸n podemos conectar n煤meros de tel茅fono a nuestro CRM y llamar a los clientes directamente desde la ficha de negociaci贸n. Y lo mejor de todo es que la transcripci贸n y el an谩lisis de estas llamadas aparecer谩n registradas dentro de la ficha de la negociaci贸n. Piensa en lo 煤til y valioso que es esto.
6. Gesti贸n de tareas y proyectos
Como si fuera poco todo lo que hemos visto hasta aqu铆, Bitrix24 tambi茅n es un poderoso software de gesti贸n de proyectos. Desde la secci贸n “Tareas y Proyectos” podemos crear y asignar actividades para ser realizadas por nosotros o por otros miembros de nuestra empresa. Tambi茅n podemos revisar las tareas pendientes y tener la informaci贸n organizada de forma visual a trav茅s de diagramas y herramientas como listas, planificadores, calendarios y Gantt.
Adem谩s, es posible vincular tareas con elementos de nuestro CRM para mantener control total del progreso y los plazos de todas las acciones relacionadas con la gesti贸n de clientes. Con Bitrix24 todo nuestro equipo sabe qu茅 hacer y cu谩ndo hacerlo.
7. Automatizaci贸n de procesos
Luego de registrar y estructurar toda la informaci贸n de nuestra empresa y de nuestros procesos de ventas en Bitrix24, ya podemos utilizar las herramientas de automatizaci贸n que nos ofrece la plataforma para ahorrar mucho m谩s tiempo y dinero.
La idea es automatizar todas aquellas tareas que son repetitivas. Por ejemplo, cuando llega una solicitud desde nuestro sitio web, podemos hacer que se cree una tarea autom谩ticamente en nuestro panel de gesti贸n. Cuando el cliente deja su correo, podemos enviarle autom谩ticamente un mensaje de bienvenida. Las posibilidades son infinitas, ya es cuesti贸n de que exploremos a fondo las opciones de disparadores y reglas de automatizaci贸n para aprovechar al m谩ximo estas herramientas. Ten en cuenta que las tareas repetitivas nos cuestan en promedio entre 10 y 15 horas de trabajo al mes, entonces s铆 o s铆 tenemos que aprovechar las automatizaciones para dejar de perder tiempo valioso y aumentar nuestra productividad.
8. Reportes y Anal铆tica
Como buenos empresarios, tenemos que tomar decisiones que gu铆en el desarrollo de nuestro negocio.
Con Bitrix24 tenemos acceso reportes de conversiones, desempe帽o y costos para analizar nuestro negocio de principio a fin y tomar mejores decisiones. Con estos reportes es f谩cil ver d贸nde perdemos clientes y qu茅 procesos necesitan mejoras. Lo m谩s interesante es que la plataforma nos brinda un an谩lisis integral, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta. Todo en un solo panel, incluso con integraci贸n a Power BI para obtener informes avanzados.
Tambi茅n podemos generar f谩cilmente reportes y gr谩ficos relacionados con la productividad de nuestra empresa, ausencias de empleados y reportes de trabajo. Informaci贸n muy importante para la toma de decisiones.
9. Integraciones: ahorro de tiempo y dinero
Y si usas otras herramientas para la gesti贸n de tu negocio, no te preocupes, porque puedes centralizarlas todas en Bitrix24. La plataforma se integra f谩cilmente con servicios de correo, mensajer铆a, llamadas, calendario, reportes, gesti贸n de documentos y marketing. Todo sin necesidad de transferir datos manualmente ni tener que pagar m煤ltiples suscripciones. Esto se traduce en un ahorro de hasta $500 d贸lares por mes en la gesti贸n de tu negocio.
Adem谩s, si requieres funciones adicionales, Bitrix24 cuenta con un Marketplace en el que encontrar谩s aplicaciones para potenciar sus funcionalidades y caracter铆sticas.
10. Conclusi贸n
Como puedes ver, Bitrix24 es una plataforma de gesti贸n muy completa y f谩cil de utilizar. Su interfaz es bastante intuitiva y se encuentra disponible en 18 idiomas, incluyendo ingl茅s, espa帽ol y portugu茅s.
Cuenta con su propia aplicaci贸n m贸vil, tanto para iOS como para Android, para que administres tu negocio incluso desde tu celular.
Y se puede integrar f谩cilmente con otras plataformas como Dropbox, Mailchimp, Box y Office, entre otras.
Y si llegas a tener alg煤n problema o duda, en el sitio web de Bitrix24 encontrar谩s decenas de manuales, tutoriales y v铆deos explicando las diferentes funcionalidades de sus herramientas. O puedes contactar al equipo de soporte de la plataforma, que siempre estar谩 atento a ayudarte a resolver cualquier problema t茅cnico.
En conclusi贸n, si quieres mejorar la productividad de tu empresa, hacer m谩s efectiva la comunicaci贸n interna y optimizar los procesos de gesti贸n, solo necesitas una herramienta: Bitrix24, tu centro de negocios. Todo en una sola cuenta, sin apps adicionales ni gastos innecesarios. Trabaja solo en lo importante, sin perder tiempo entre pesta帽as.
Bien, espero que te haya resultado interesante esta plataforma y que te animes a probarla. Recuerda que aqu铆 puedes crear tu cuenta gratis de Bitrix24.
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