En este tutorial voy a explicarte paso a paso y de forma sencilla cómo llevar un registro de los gastos e ingresos de tu negocio con Notion. Y lo mejor es que podrás hacerlo desde tu celular y sin necesidad de ser experto.
Específicamente, aprenderás a construir un sistema para registrar los gastos e ingresos diarios de tu negocio y ver el flujo de caja mensual en el formato que más te guste. ¡Dale Play al video!
¿Qué es Notion y cómo se usa?
Pero, antes de comenzar, voy a explicarte qué es Notion…
Notion es una herramienta de productividad y gestión muy versátil. Con Notion puedes hacer cosas tan sencillas como llevar la lista de compras del supermercado, y cosas tan complejas como crear un CRM o un completo sistema de gestión para tu empresa.
No te preocupes porque este curso es de nivel principiante. Te aseguro que aprenderás todo lo básico para que comiences desde hoy mismo a usar Notion en la gestión de tu negocio sin complicarte la vida.
Paso 1: Crea tu cuenta gratis en Notion.
Lo primero que debes hacer es ingresar a Notion.com y crear una cuenta gratis.
Con tu cuenta lista y verificada, ya podrás empezar a gestionar tus proyectos personales y empresariales en Notion.
La primera vez que ingreses a la plataforma puede que te sientas un poco perdido, y es que lo que hace tan genial a Notion es a la vez lo que lo hace un poco complejo. Y es que aquí puedes construir lo que quieras y organizarlo a tu gusto. Otras herramientas de productividad y gestión te dan estructuras para que te adaptes a ellas, pero en Notion es todo lo contrario, aquí puedes adaptar la herramienta exactamente a lo que necesitas. Eso significa que las posibilidades son ilimitadas.
Sin embargo, quiero aclarar que existen tres formas de crear sistemas de gestión en Notion:
- La primera es construirlos desde cero.
- La segunda es utilizar una plantilla prediseñada en Notion.
- Y la tercera es usando la Inteligencia Artificial.
Voy a enseñarte cada una de las tres formas para que puedas aprovechar al máximo la herramienta, pero presta mucha atención a la primera para entiendas realmente los conceptos básicos de Notion y no te sientas perdido cuando quieras utilizar las otras dos formas.
Listo, aclarado esto vamos a comenzar a construir nuestro sistema de registro de gastos e ingresos del negocio desde cero.
Paso 2: Construye la página de inicio para tu negocio.
Vamos al panel de la izquierda. Aquí tenemos un espacio de trabajo privado y uno compartido. En el privado lo ideal es manejar nuestros proyectos personales, y en el compartido los proyectos que desarrollemos en colaboración con otras personas.
En este caso, como es un proyecto de negocio, voy a necesitar trabajar con otras personas, entonces voy a crear la página en el espacio compartido.
Elijo la opción página vacía. Luego les explico las otras opciones.
Aquí ponemos el nombre de nuestro proyecto.
Podemos elegir un ícono. Y poner una imagen de portada.
Paso 3: Crea tus bases de datos.
Para este proyecto vamos a necesitar dos bases de datos, una que registre los gastos e ingresos; y otra para llevar el flujo de caja mensual.
El concepto de bases de datos es muy importante en Notion. Las bases de datos nos permiten gestionar datos complejos, relacionarlos y acceder a ellos en cualquier momento.
Para crear una base de datos solo debemos dar clic en un espacio en blanco y presionar la tecla slash o barra diagonal y empezamos a escribir “base de datos”. Aquí vemos las diferentes opciones, pero en este caso vamos a usar la que dice “Vista de Tabla”.
Ponemos un título a nuestra base de datos. Voy a ponerle “GASTOS E INGRESOS”.
Ahora vamos a crear las columnas que necesitamos para esta base de datos.
Descripción. Aquí vamos a ir listando los diferentes rubros de gastos o ingresos.
En la siguiente columna vemos esta opción de “Añadir Propiedad”. Es importante que entiendas que, dependiendo del tipo de datos que vas a registrar, debes elegir el tipo de propiedad adecuada. Por ejemplo, en la siguiente columna vamos a registrar el monto de la transacción, entonces la propiedad adecuada es “#Monto”. Pero, no basta con elegir la propiedad adecuada. También debemos ajustarla según nuestras necesidades. En este caso, quiero que esta columna registre los valores en dólares. Entonces voy a “Editar Propiedad”. Y en “Formato de Número” elijo “Dólar Estadounidense”. Tú puedes elegir la moneda que prefieras. Recuerda que en Notion todo es personalizable.
En la siguiente columna voy a añadir una propiedad de “Seleccionar” que permita elegir si el valor registrado es un gasto o un ingreso. Podemos personalizar el nombre de la columna desde aquí. Voy a ponerle “Tipo”. Y en “Editar Propiedad” puedo añadir las opciones. En este caso, “Gasto” e “Ingreso”. Puedo también cambiar el color. Y listo.
En la siguiente columna voy a añadir una propiedad de “Categoría” que permita organizar las transacciones según el rubro correspondiente. Voy a “Editar Propiedad” para añadir las opciones. Y voy a crear estas opciones: Ventas, Otros ingresos, Costo de ventas, Gastos administrativos e Impuestos. Si más adelante necesito agregar otro rubro, puedo hacerlo sin problema. Elegí estas categorías por si más adelante quiero crear un estado de resultados, por ejemplo, entonces ya aquí tengo los rubros creados para enlazarlos fácilmente. Ajusto los colores. Y listo.
En la siguiente columna voy a poner la fecha de la transacción. Elijo la propiedad “Fecha”. Y listo.
La siguiente columna va a ser para el medio de pago utilizado. Añado una propiedad de “Seleccionar”. Agrego las opciones: Tarjeta de crédito, Efectivo, Transferencia bancaria, PayPal y Criptomonedas.
Ya con esto terminamos nuestra primera base de datos.
Vamos a registrar dos transacciones de prueba, un gasto y un ingreso.
Nómina. $10.000 dólares. Es un gasto. Gasto administrativo. Generalmente la nómina se paga los últimos días del mes, entonces vamos a elegir el 28 de febrero. Y vía transferencia bancaria.
Ahora el ingreso. Venta 1. $500 dólares. Seleccionamos ingreso. Ventas. 20 de febrero. Y pago en efectivo.
Listo, como pueden ver nuestra base de datos funciona correctamente.
Vamos ahora con la segunda base de datos, que es la de flujo de caja mensual.
Damos nuevamente clic en un espacio en blanco y presionamos la tecla barra diagonal. Escribimos “Base de datos”. Y elegimos nuevamente “Vista de tabla”.
Ponemos el nombre: Flujo de Caja Mensual.
En la primera columna añadimos los meses, pero vamos a ponerlos con su número de referencia. Por ejemplo: 1. Enero; 2. Febrero; 3. Marzo… y así. Luego te explico por qué esto es importante.
Para la siguiente columna vamos a seleccionar la propiedad “Relación”. Esta propiedad nos permite conectar información entre diferentes bases de datos, entonces vamos a conectar esta columna con la base de datos de gastos e ingresos que creamos previamente. Marcamos la opción de “Relación Bidireccional”. Y en nombre de la propiedad relacionada escribimos “Mes”. Ya les muestro cómo quedan enlazadas.
Vamos a la primera base de datos y vemos que se añadió una nueva columna llamada “Mes”. Esta es la columna que nos va a permitir conectar las dos bases de datos.
Como estas dos transacciones fueron en febrero, entonces en esta columna de mes elijo “Febrero”. Y ya en la segunda base de datos vemos que automáticamente comienza a agregarse la información. A medida que se vaya llenando la base de datos de gastos e ingresos, automáticamente se va actualizando el flujo de caja. Pero, recuerda que es importante en esta última columna marcar adecuadamente el mes.
En la siguiente columna vamos a registrar los gastos. Elegimos la propiedad “Fórmula”. Cambiamos el nombre a “Gastos” y agregamos esta fórmula que voy a dejarles en la descripción del video y en los comentarios. Esta fórmula básicamente lo que dice es que vamos a tomar la información de la base de datos de gastos e ingresos y vamos a filtrar solo por la propiedad de “Gastos”, pero que vamos a tomar la columna de “Monto” para sumarlos. Ten en cuenta que, si usaste nombres diferentes para tus bases de datos o para las columnas que necesitamos, debes ajustar los textos en la fórmula o te va a generar error.
Como estamos hablando de montos, voy a ajustar la propiedad para que muestre el valor en dólares. A medida que se vayan agregando gastos cada mes, automáticamente se deben ir actualizando estos valores. Luego hacemos la prueba.
La siguiente columna va a ser para los ingresos. Repetimos el proceso y agregamos la otra fórmula que también les dejo en la descripción del video y en los comentarios. Es muy similar, solo que ahora filtramos por “Ingreso”. Y listo, ya tenemos también los ingresos.
En la siguiente columna vamos a registrar el beneficio neto. La fórmula es muy sencilla, solamente Ingresos – Gastos.
Y en la última columna vamos a calcular el margen de utilidad en términos porcentuales. La fórmula es: (Beneficio Neto / Total Ingresos) * 100. Aquí lo que hacemos es dividir el beneficio neto entre los ingresos. Y luego editamos la propiedad para elegir “Porcentaje”, y así tenemos el margen de utilidad en términos porcentuales.
Ya tenemos nuestras dos bases de datos construidas. Ahora vamos a aprender cómo visualizar gráficamente esta información y cómo agregar datos desde nuestro celular.
Paso 4: Visualiza gráficamente tu flujo de caja mensual.
Vamos a comenzar por convertir nuestro flujo de caja mensual en un gráfico fácil de entender.
Damos nuevamente clic en un espacio en blanco y presionamos la tecla barra diagonal. Escribimos “Base de datos”. Y elegimos nuevamente “Vista de tabla”, pero esta vez vamos a enlazarla con la base de datos de FLUJO DE CAJA MENSUAL.
Damos clic en “Configuración”. Y en diseño seleccionamos la opción “Gráfico”. Y en tipo de gráfico elegimos gráfico de línea.
En el eje X vamos a elegir que se muestre la variable “Mes”.
Y en el eje Y elegimos que se muestre la variable “Beneficio Neto”.
Y listo. De esta forma vamos a tener siempre nuestro flujo de caja mes a mes y ver en qué meses tenemos mejores resultados.
Algo importante es que la versión gratis de Notion permite crear un solo gráfico en nuestro espacio de trabajo. Si quieres crear más gráficos y acceder a herramientas avanzadas puedes revisar los planes pagos que van desde $10 dólares por mes.
Paso 5: Crea los botones de registros de gastos e ingresos para añadir información fácilmente desde tu celular.
Para hacer esto nos desplazamos hasta la parte de arriba y añadimos un nuevo bloque presionando la tecla “Alternativa” ay dando clic. Y vamos a pulsar en barra diagonal y escribimos “2 columnas”. Esto es para que podamos alinear los botones de forma horizontal y que se vean mucho mejor.
Ahora vamos a crear nuestro primer botón.
Pulsamos barra diagonal y escribimos “Botón”.
Este primer botón lo vamos a llamar “Agregar Gasto”. Seleccionamos un emoji representativo. Y la acción que va a realizar es añadir una página a nuestra base de datos de “Gastos e Ingresos”.
Aquí vamos a seleccionar que por defecto la propiedad “Tipo” esté marcada en gasto. Y añadimos una segunda acción que sea “Abrir página, formulario o URL”. Esto es importante para que nos cargue un formulario que sea fácil de llenar desde nuestro celular para registrar los gastos. Aquí en seleccionar página debemos elegir la opción que aparece en esta parte de arriba donde dice “Desde esta automatización”.
Damos clic en “Listo”. Y ya quedó nuestro botón.
Cada vez que necesitemos agregar un gasto, ya sea desde el computador o desde el celular, solo debemos dar clic en este botón y registrar todos los campos. Vamos a registrar uno de ejemplo. Vamos a registrar de ejemplo el pago del arriendo.
Y vemos que aquí ya quedó añadido en la base de datos de gastos e ingresos y automáticamente se actualiza el flujo de caja y la gráfica.
Repetimos el mismo proceso para crear nuestro botón de “Añadir Ingreso”, pero esta vez seleccionamos por defecto en la propiedad “Tipo” la opción “Ingreso”.
Damos clic en “Listo”. Y movemos este segundo botón para la columna de la derecha para que nos queden alineados horizontalmente.
Vamos a registrar un ingreso para probar el botón y verificar que todo funcione correctamente.
Y listo, vemos que el ingreso se registró correctamente tanto en la base de datos de gastos e ingresos como en el flujo de caja y en nuestra gráfica.
Ahora voy a registrar un gasto y un ingreso desde el celular.
Y, efectivamente, todo funciona de forma correcta. De esta forma podemos registrar en tiempo real todas las transacciones de nuestro negocio y acceder a ellas en cualquier momento.
Muchos negocios fallan al llevar sus registros financieros justamente porque no saben cómo registrar en tiempo real cada transacción en el momento que ocurren, entonces dejan pasar el tiempo y luego es más difícil organizar la información. Pero, con este sencillo sistema que hemos creado, esto ya no será un problema.
Voy a registrar más transacciones de prueba para que nuestro sistema se vea más completo. Y ya está. Luego puedes ajustar colores, emojis, y todo lo que quieras para personalizarlo a tu gusto.
Si quieres que tu página de inicio se vea más organizada, puedes convertir estas bases de datos integradas en páginas. Para ello damos clic derecho en este grupo de puntos y elegimos la opción “Convertir en página”. Hacemos lo mismo con la otra base de datos.
Ya es cuestión de cómo quieres que se vea tu página de inicio y cada base de datos que crees.
Y listo, lo hemos logrado, hemos construido desde cero un sencillo sistema de registro de gastos e ingresos y flujo de caja mensual para nuestro negocio.
Ahora vamos a ver las otras dos formas de crear sistemas de gestión en Notion.
¿Cómo usar las plantillas de Notion para crear sistemas de gestión para tu negocio?
Damos clic en “Añadir” en el panel de la izquierda en el espacio privado o en el espacio de equipo.
Y aquí vemos que la plataforma nos sugiere algunas plantillas. Podemos elegir cualquiera de estas para gestión de tareas, gestión de proyectos, sesión de lluvia de ideas, etc. O vamos hasta abajo y damos clic en “Más Plantillas”. Seguimos bajando y ahora nos aparece esta opción de “Más en Notion Marketplace”. Nos abre una nueva pestaña y aquí tenemos miles de plantillas de todo tipo a nuestra disposición. Hay muchas gratis y otras de pago. E incluso, cuando domines Notion, puedes crear tus propias plantillas y venderlas en este Marketplace para generar ingresos extra.
Podemos navegar entre las categorías o utilizar el buscador. Vamos a probar escribiendo “Registro de gastos e ingresos”. Damos clic en “Mostrar todos los resultados”. Y empezamos a navegar. Como les dije, algunas son gratis y otras de pago. Es cuestión de encontrar la plantilla que mejor se adapte a lo que necesitamos.
La ventaja de las plantillas es que, generalmente, son creadas por personas con mucha experiencia en Notion, entonces, si eres principiante, podrás tener la posibilidad de usar fórmulas y bases de datos más complejas. No obstante, quiero recalcar que la magia de Notion está en que la herramienta se adapte a nosotros. Si utilizas una plantilla creada por otra persona posiblemente incluya elementos que no son necesarios para ti, y al final se van a convertir en una distracción. En todo caso, es una excelente forma de tener un apoyo al construir tus primeros sistemas de gestión.
Por ejemplo, voy a seleccionar esta plantilla de finanzas personales gratuita. La voy a añadir a mi espacio privado. Esperamos unos segundos. Y listo, ya aquí está nuestra plantilla instalada para empezar a utilizarla. Recuerda que toda la plantilla es personalizable. Podemos ajustar las propiedades, moneda de referencia, etc. Pero, ten cuidado al cambiar, por ejemplo, los nombres de alguna base de datos o de alguna propiedad, porque hay fórmulas que pueden dejar de funcionar al hacer estos cambios.
En este Marketplace puedes encontrar plantillas de gestión de proyectos, CRM, finanzas, productividad, gestión de redes sociales, etc.
¿Cómo usar la IA de Notion para crear sistemas de gestión empresarial?
Y ahora vamos a ver cómo utilizar la IA de Notion para crear sistemas de gestión para tu negocio. La versión gratis de la plataforma nos permite usar la IA por un periodo de prueba. Si quieres acceso ilimitado a las funciones de inteligencia artificial tienes que contratar un plan Business que va desde $20 dólares por mes.
Damos nuevamente clic en “Añadir” en un espacio de trabajo. Y seleccionamos la opción “Crear con IA”.
Aquí simplemente tienes que decirle exactamente lo que necesitas. Por ejemplo: Crea un sistema para registrar los gastos e ingresos de un negocio, y que además muestre el flujo de caja mensual en formato tabla y en formato gráfico.
Esperamos a que la IA haga su trabajo. Y listo.
Igualmente, ya el siguiente paso sería adaptar el resultado a nuestras necesidades específicas.
Como puedes ver, Notion es una excelente herramienta de productividad y gestión. Al principio puede ser un poco abrumador ver el espacio en blanco y no saber por dónde empezar, pero, una vez superas esa barrera inicial y empiezas a entender la forma en que funciona la plataforma, todo resulta mucho más fácil. Por eso mi recomendación es que comiences por construir desde cero un sistema de gestión sencillo y práctico, como el que te he explicado en este video. Una vez lo hagas, será mucho más fácil empezar a explorar funciones más complejas o podrás aprovechar mejor recursos como las plantillas o la inteligencia artificial.
Cuéntame en los comentarios si has utilizado Notion en tus proyectos empresariales y cómo ha sido tu experiencia.
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