¿Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos?

23 de septiembre de 2021

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos?

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Cada empresa maneja un gran volumen de información diaria, como, por ejemplo, datos sobre sus clientes, controles de stock, registro de sus empleados, entre otros importantes activos. Sin el uso de un software de gestión, estos procesos serían mucho más complicados de llevar.

En relación a los procesos contractuales, también es importante tener un software como Webdox CLM, que permite crear, analizar, firmar y revisar el contrato y todo su ciclo de vida de forma digital.

Con esta solución, es posible gestionar eficientemente todo el ciclo de vida de los contratos en un solo lugar, como la solicitud, confección, validación, hasta la firma de los documentos. Además, si es necesario, todas las áreas involucradas de la organización pueden participar del proceso contractual.

Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos

Beneficios de utilizar un software de gestión de contratos

Un software de gestión de contratos sirve para ayudar a las empresas en el proceso de digitalización legal de sus contratos, archivos y otros documentos.

Es decir, este recurso permite que la empresa pueda gestionar de manera eficiente toda la documentación legal relacionada a los contratos.

Además, un software de gestión contractual permite un fácil acceso a los miembros involucrados en el proceso, a diferencia de los archivos físicos, que en muchas ocasiones toman más tiempo en ser localizados.

Respecto a la privacidad y seguridad de los contratos y documentos de la organización, la plataforma permite asignar permisos específicos sólo a quienes sean parte del proceso.

Un contrato administrado con un software de gestión permite:

  • Modificar los términos de la contratación.
  • Negociar cláusulas presentes en el contrato.
  • Realizar correcciones.
  • Firmar acuerdos electrónicos.

Tips para elegir el mejor software de gestión de contratos

Las alternativas de plataformas para la gestión contractual en el mercado abundan, pero deben ser evaluadas con tranquilidad para elegir la correcta.

Para asegurarte de hacer la mejor elección, algunos factores deben ser considerados.

Almacenamiento de archivos en la nube

El software ideal debe tener la función de almacenamiento en la nube para que las personas responsables del sector de RRHH y otros departamentos consigan acceder y editar fácilmente toda la documentación requerida.

Usabilidad del software

El programa debe ser intuitivo y fácil de usar, de este modo, los profesionales involucrados en el proceso pueden manejarlos de forma ágil y eficiente.

Las funcionalidades del software deben permitir que una persona pueda crear, modificar y actualizar el estado de los contratos en poco tiempo.

En suma, el programa debe ser capaz de facilitar la realización de tareas diarias y optimizar el tiempo de realización de las mismas.

Sincronización automática

En un ambiente de trabajo digital, es esencial que las tareas sean notificadas de forma automática mediante hitos claves. Esto mejora el cumplimiento de los plazos y permite mantener relaciones a largo plazo tanto con clientes como con proveedores.

Esto permite que los procesos sean más ágiles en cada etapa del proceso contractual, desde la solicitud hasta el término o renovación del acuerdo, debido a que las partes interesadas siempre serán notificadas.

Firma electrónica certificada

Un excelente software de gestión de contratos, también debe ofrecer una solución de firma electrónica simple y avanzada certificada, que aplique para firmar diferentes tipos de contratos y documentos de forma digital y siempre de acuerdo a las leyes vigentes de cada país.

Conclusión

En este nuevo paradigma de gestión empresarial en el que nos encontramos, las empresas requieren cada vez más y mejores herramientas para automatizar y agilizar procesos que antaño consumían ingentes cantidades de recursos. Cuando se trata del importante asunto de la contratación, elegir el mejor software de gestión de contratos es fundamental para que todos los departamentos consigan acceder y editar fácilmente toda la documentación requerida, con un programa intuitivo y fácil de usar de forma ágil y eficiente, que facilite la notificación a todos los agentes implicados en cada etapa del proceso contractual, y provea de una firma electrónica certificada.

Acerca del autor: Este artículo fue escrito por José Fernández.

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