El mejor software para gestionar proyectos y tareas en tu empresa

La mayoría de emprendedores y pequeñas empresas no saben cómo gestionar los proyectos y tareas de sus negocios, por esta razón sus procesos son un completo caos y constantemente pierden clientes, tiempo y oportunidades.

Si este es tu caso, presta mucha atención, porque en este video voy a revelarte cuál es el mejor software de gestión de proyectos y tareas, y cómo puedes implementarlo en tu negocio desde hoy mismo.

Este software se llama Bitrix24, y ya hemos hablado de él previamente en este blog. Pero hoy vamos a enfocarnos en una de sus funcionalidades más importantes. Y no solo vamos a hablar de lo básico, también veremos cómo automatizar procesos, cómo aprovechar el asistente de inteligencia artificial y cómo configurar flujos de trabajo para que gran parte de la operación de tu negocio funcione de manera automática.

¡Dale Play al video!

Paso 1. Crea tu cuenta en Bitrix24.

Lo primero que debes hacer es ingresar a Bitrix24 desde aquí y crear una cuenta gratis.

Esperamos algunos segundos mientras se crea nuestra cuenta.

Ahora procedemos a responder las preguntas básicas para que la plataforma optimice sus funcionalidades según las características de nuestra empresa.

Damos clic en “Finalizar”. Y listo, ya tenemos nuestra cuenta creada.

Luego de finalizar el proceso de registro, recibiremos un correo de confirmación desde el cual podemos crear nuestra contraseña de acceso. Te recomiendo que hagas esto antes de empezar a explorar la plataforma.

Ahora, para poder usar todas las herramientas de gestión de proyectos y tareas de Bitrix24 debes dar clic aquí arriba en este botón de compra y activar los 15 días gratis que ofrece la plataforma.

Y listo. Ya tenemos nuestra cuenta lista sin limitaciones.

Paso 2. Organización inteligente de tareas.

Damos clic en el menú de la izquierda en la sección “Tareas y Proyectos” y aquí tenemos todas las herramientas de gestión de proyectos que necesitamos.

Desde el menú de arriba podemos crear fácilmente proyectos y tareas, e ir creando equipos para desarrollar cada proyecto. La verdad es que es una plataforma muy intuitiva, entonces es cuestión de que te animes a ir agregando tus equipos de trabajo y tus proyectos para que tu espacio de trabajo comience a tomar forma.

Una vez agregues tus equipos de trabajo y tus proyectos, cada miembro podrá ver sus tareas en forma de lista, por fecha límite, como planificador, como calendario o como diagrama de Gantt.

Y, antes de entrar en la parte más técnica, es importante que conozcas un cambio reciente. En su última actualización, Bitrix24 rediseñó completamente las fichas de tareas.

Ahora las tareas son más intuitivas, más visuales y con funcionalidades más accesibles. A continuación, vamos a abrir una tarea para que puedas ver el nuevo diseño por dentro.

Desde esta ficha se pueden agregar responsables, fechas límite, subtareas, listas de verificación, adjuntar archivos y vincular la tarea a un proyecto. Todo está organizado de forma más clara y accesible.

Ahora bien, uno de los cambios que más notarás está en la comunicación. Antes, si tenías una duda sobre una tarea específica, tenías que salir de la tarea, buscar el chat de la persona, escribirle y luego volver a entrar. Eso fragmentaba la atención y era poco eficiente.

La nueva versión de Bitrix24 resolvió esto de raíz. Ahora cada tarea tiene su propio chat. Así puedes preguntar, adjuntar capturas o debatir un cambio directamente dentro de la misma pantalla donde está la tarea.

El resultado es que ninguna discusión importante se pierde en un chat general. Todo queda registrado ahí, asociado a la tarea correspondiente. Menos clics, menos distracciones y mucha más claridad operativa.

Paso 3. Aprovecha la inteligencia artificial en la gestión de proyectos y tareas.

Si quieres ahorrar tiempo y aumentar tu productividad, es imprescindible que conozcas y aproveches CoPilot, el asistente con inteligencia artificial de Bitrix24.

Esta herramienta te ayuda, por ejemplo, a redactar descripciones de tareas de forma instantánea y también a generar listas de verificación completas. De esta manera, no tienes que invertir tiempo en esas tareas repetitivas y puedes enfocarte en los aspectos más importantes.

Vamos a ver cómo funciona…

Pero hay una funcionalidad reciente que merece especial atención, especialmente si trabajas desde el móvil. Ahora las tareas se pueden crear automáticamente a partir de mensajes de voz dentro de la aplicación móvil de Bitrix24.

El proceso es muy sencillo: grabas un audio explicándole a un compañero qué necesita hacer y en qué plazo. El sistema, de forma automática, genera la tarea, asigna al responsable, establece la fecha límite y redacta la descripción con base en tu mensaje.

Vamos a hacer una prueba…

Esto te permite ahorrar tiempo y resulta muy práctico cuando necesitas delegar algo rápidamente sin interrumpir tus propias tareas.

Paso 4. Automatización de tareas.

Ahora vamos a ver una de las funciones más potentes: la automatización.

Imagina que una tarea se cree automáticamente al cerrar una venta, o que cambie de estado por sí sola cuando se cumple un paso determinado del proceso.

Con las reglas de automatización de Bitrix24, todo esto es posible.

Para crear estas automatizaciones debes dirigirte a “Proyectos”, entrar a uno de tus proyectos y luego dar clic en “Automatización”. Aquí es muy importante que definas con claridad cuáles son los disparadores que van a activar una automatización y cuáles son las reglas de automatización. Por ejemplo, un disparador puede ser el hecho de que una tarea esté próxima a vencer y la regla de automatización es que se envíe una notificación a la persona responsable de dicha tarea. Vamos a crear esta automatización en nuestro proyecto para que veas cómo funciona.

Ya quedó creada la automatización. Ahora vamos a probarla. Y listo, aquí vemos que la notificación llegó correctamente.

Estas automatizaciones te permiten ahorrar tiempo y eliminar errores humanos, ya que el sistema se encarga de ejecutar las tareas repetitivas por ti.

Si quieres aprender más sobre esto, en nuestro canal tenemos un video explicando paso a paso todo lo que necesitas saber para automatizar tu negocio con Bitrix24. Aquí puedes ver el video completo.

Paso 5. Gestiona proyectos y permisos de acceso en tu negocio.

Todo lo que hemos visto cobra aún más sentido cuando hablamos de proyectos.

Cada proyecto en Bitrix24 puede tener su propio espacio con tareas, archivos, chat y automatización.

Además, es posible definir niveles de acceso dentro del proyecto, de modo que cada persona vea únicamente la información que le corresponde.

Y los permisos no se limitan solo a las tareas dentro de un proyecto. También se pueden configurar para cualquier tarea individual.

En la sección “Permisos de acceso” puedes definir de manera muy flexible qué acciones puede realizar cada empleado dentro de una tarea. También es posible asignar permisos de forma masiva, ya sea a un departamento completo o a un grupo específico de personas.

Esto resulta muy útil si trabajas con clientes, proveedores o distintos departamentos. Cada persona accede solo a lo que necesita y así se evitan errores o la exposición de información sensible de manera involuntaria.

Paso 6. Aprovecha las plantillas de tareas.

Otra función que ahorra una gran cantidad de tiempo son las plantillas de tareas.

Por ejemplo, si todos los lunes tu equipo debe revisar campañas o enviar informes, puedes crear una plantilla que se genere automáticamente cada semana, con la persona asignada de forma correcta.

Estas plantillas se crean desde la sección “Tareas”, “Crear”, “Tarea usando plantilla” y “Crear plantilla”.

Paso 7. Crea y gestiona flujos de tareas.

Si tu empresa maneja procesos repetitivos o cuenta con equipos grandes, esta funcionalidad te resultará de gran valor.

Los flujos de tareas funcionan como una especie de fábrica de tareas: tú defines el proceso y Bitrix24 lo ejecuta automáticamente, utilizando la plantilla y el proyecto adecuados.

Vamos a crear un flujo de prueba. Damos clic en “Tareas y Proyectos”, “Flujos” y “Nuevo Flujo”. Es importante que te tomes el tiempo de conocer con detalle cada uno de estos campos para entender qué funcionalidad tiene y puedas aprovechar al máximo la plataforma. Y listo, ya creamos un flujo.

Paso 8. Aprovecha las herramientas de Scrum.

Si trabajas con metodologías ágiles, Bitrix24 también incluye funcionalidades para Scrum. Es ideal para equipos de desarrollo o marketing.

Desde esta interfaz puedes ver en qué etapa se encuentra cada tarea, planificar sprints y mantener a todos los miembros alineados con los objetivos del proyecto.

Vamos a crear un equipo de Scrum. Ponemos un nombre. Elegimos el tema que más nos guste. Seleccionamos un ícono o oponemos una foto. Damos clic en “Siguiente”. Establecemos si queremos que sea un grupo privado, público u oculto. Siguiente. Y aquí definimos los roles de las personas que harán parte del equipo.

Algo importante es que las tareas dentro de proyectos desarrollados con Scrum también pueden automatizarse para que todo el trabajo sea mucho más eficiente.

Paso 9. Colaboración con usuarios externos (Collabs).

Si colaboras con clientes o proveedores externos, Bitrix24 te permite invitarlos a espacios llamados “collabs”. Se trata de entornos de trabajo compartidos donde los usuarios externos pueden ver tareas, comentar y colaborar contigo.

Vamos a crear un “Collab” de prueba. Damos clic en “Tareas y Proyectos”. Luego en “Proyectos”. Y “Crear”. Completamos la información. Y listo.

Si quieres conocer otras funcionalidades de gran utilidad que ofrece la plataforma, recuerda que tenemos un tutorial completo paso a paso para aprender a usar Bitrix24 desde cero. Aquí puedes ver el video completo.

Conclusión

Como puedes ver, Bitrix24 va más allá de ser un simple panel de tareas. Es una plataforma que integra automatización, colaboración y priorización en un mismo entorno.

Tienes desde plantillas recurrentes hasta un asistente de IA pasando por flujos que se activan sin intervención manual. Todo pensado para que tu equipo pierda menos tiempo en lo repetitivo y enfoque su energía en lo que hace crecer el negocio.

Si bien existen en el mercado diferentes herramientas para la gestión de tareas y proyectos, la verdad es que no existe alguna más completa que Bitrix24. Y eso que en este video solo nos hemos enfocado en una de sus funciones principales.

Así que ya lo sabes, si quieres probar Bitrix24 por ti mismo y descubrir todo lo que puedes automatizar en tu negocio, ingresa desde aquí para que accedas a los 15 días gratis.