El mejor CRM para automatizar las ventas de un negocio: Bitrix24

Si quieres que tu negocio pase de vender $1.000 dólares al mes a vender $100.000 o incluso más, tienes que aprender a automatizar.

Si no tienes un sistema de ventas automatizado, estás perdiendo tiempo, clientes y dinero, además de que eres esclavo de tu negocio. Por eso, en este video voy a enseñarte todo lo que necesitas saber para que comiences desde hoy mismo a automatizar las ventas de tu negocio. Básicamente aprenderás tres cosas:

¿Qué son las automatizaciones y por qué son importantes para tu negocio?
Cómo crear automatizaciones paso a paso.
Qué herramienta utilizar para automatizar las ventas de tu negocio.

¡Dale Play al video y comienza a aprender!

¿Qué son las automatizaciones y por qué son importantes para tu negocio?

Las automatizaciones son acciones y estrategias preestablecidas que tienen como propósito acompañar al cliente durante todo el proceso de compra para generarle mayor confianza y maximizar su satisfacción.

Gracias a estas automatizaciones puedes conseguir clientes 24/7 para tu negocio y de una forma mucho más eficiente que si los gestionas manualmente.

Por ejemplo, algunas automatizaciones básicas son: enviar un presupuesto al cliente en el momento en que lo solicite, transferir un pedido al área respectiva cuando el cliente realice el pago, enviar la factura al cliente al concretar la compra, etc.

Las automatizaciones son la base del crecimiento sólido de todo negocio. Si manejas distintos canales de ventas (Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.) y no tienes un sistema de ventas automatizado, la gestión de tu negocio va a ser un caos total porque vas a tardar demasiado en responder, los clientes van a tener una mala experiencia y terminarás perdiendo tiempo, oportunidades y dinero.

Con esto claro, ahora si vamos paso a paso a aprender cómo construir automatizaciones desde cero. Y para hacerlo vamos a utilizar la herramienta de CRM de Bitrix24.

Paso 1. Crea tu cuenta en Bitrix24.

Lo primero que debes hacer es ingresar a Bitrix24 desde aquí y crear una cuenta gratis.

Esperamos algunos segundos mientras se crea nuestra cuenta.

Ahora procedemos a responder las preguntas básicas para que la plataforma optimice sus funcionalidades según las características de nuestra empresa.

Damos clic en “Finalizar”. Y listo, ya tenemos nuestra cuenta creada.

Luego de finalizar el proceso de registro, recibiremos un correo de confirmación desde el cual podemos crear nuestra contraseña de acceso. Te recomiendo que hagas esto antes de empezar a explorar la plataforma.

Ahora, para poder usar todas las herramientas de CRM de Bitrix24 debes dar clic aquí arriba en este botón de compra y activar los 15 días gratis que ofrece la plataforma.

Y listo. Ya tenemos nuestra cuenta lista para automatizar sin problema.

Paso 2. Perfila y segmenta a tus clientes.

Antes de ir a la parte técnica, es importante que tengas muy claro quién es o quiénes son tus clientes. Ten en cuenta aquellas características que puedan influir en sus decisiones de compra: edad, género, nivel socioeconómico, ubicación geográfica, nivel de estudios, etc.

Existen diversos enfoques para segmentar a los clientes, sin embargo, una de las formas más efectivas de hacerlo es a través de las motivaciones personales, es decir, el por qué y para qué el cliente adquiere tu producto o servicio. Por ejemplo, si vendes flores, puede que algunos te compren para usarlas como decoración y otros porque quieren entregarlas como obsequio. En ambos casos, las motivaciones son distintas y, por tanto, se requieren de estrategias distintas para persuadir al cliente.

Te recomiendo hacer una lista en una libreta con los diferentes perfiles de clientes que has definido para tu negocio.

Y si quieres conocer cuáles son las motivaciones de tus clientes, puedes utilizar el Mapa de Empatía, una herramienta de pensamiento visual que es muy útil para hacer el ejercicio de conocer a profundidad a nuestros clientes. Recuerda que debes aplicar el mapa de empatía a cada perfil de cliente que has definido.

Paso 3. Analiza y entiende a tus clientes.

Lo más importante para poder construir automatizaciones efectivas es entender a nuestros clientes y cómo es su proceso de compra. Para ello, te recomiendo utilizar el Mapa de la Experiencia del cliente, una herramienta que nos permite ver el proceso paso a paso que sigue nuestro cliente potencial para resolver su problema o satisfacer su necesidad: ¿Qué herramientas usa para investigar acerca los productos y servicios que compra? ¿En qué redes sociales interactúa? ¿Con quiénes conversa antes de tomar la decisión de compra? ¿Qué dispositivos usa? ¿Qué medios de pago utiliza? ¿Qué factores influyen en su decisión? ¿Qué factores le producen miedo, placer o frustración en el proceso? etc.

Si entendemos qué busca y cómo se siente el cliente en cada etapa del proceso de compra, podremos brindarle una experiencia automatizada mucho más satisfactoria.

Todo el tiempo y esfuerzo que inviertas en conocer mejor a tus clientes, es tiempo y esfuerzo que retornará a tu negocio.

Paso 4. Construye tus embudos de venta.

Un embudo de ventas es el sistema a través del cual gestionamos el proceso de compra del cliente. Es decir, es el paso a paso de cómo vamos a interactuar con el cliente en cada etapa del proceso, desde que se le genera el deseo de compra hasta la posventa.

Si buscas en Google “Embudo de Ventas”, encontrarás diferentes modelos que difieren un poco en los nombres de cada etapa, pero básicamente todos coinciden en cuatro objetivos clave:

Atraer clientes potenciales.
Construir un vínculo con los clientes potenciales.
Generar ventas o convertir.
Fidelizar clientes.

Cada empresa debe diseñar sus propios embudos o proceso de ventas para cada perfil de cliente al que se está dirigiendo. Lo más importante es entender que en cada parte del proceso hay unos objetivos para lograr y unas barreras por superar si queremos construir sistemas de ventas automatizados.

Para configurar nuestros embudos de venta volvemos a Bitrix24 y damos clic en la opción CRM en el menú de la parte izquierda.

Por defecto, la plataforma nos presenta esta estructura de los procesos de ventas, pero podemos editarla según la forma en que tengamos estructurados nuestros embudos de ventas. Todo esto es personalizable.

Puedes configurar los embudos de ventas según las necesidades específicas de tu negocio. Incluso, puedes crear varios embudos de ventas para diferentes procesos: uno para nuevos clientes, otro para clientes recurrentes o para distintos productos o servicios.

Y otra función muy útil es que puedes conectar diferentes embudos mediante túneles de ventas. Esto permite que, cuando una negociación llega a cierta etapa, se mueva automáticamente a otro embudo, manteniendo el proceso organizado. Por ejemplo, si el cliente compra el producto A, podemos enviarlo a un embudo que le ofrezca productos y servicios complementarios relacionados con ese producto. Pero, si compra el producto B, podemos enviarlo a otro embudo especifico relacionado con esa compra.

Esta opción la encuentras en CRM, y Pipelines y Túneles de ventas. Desde aquí puedes crear todas las conexiones que consideres necesarias para maximizar el Lifetime Value o Valor de Vida del Cliente, es decir, qué tanto dinero nos genera el cliente durante el tiempo que es nuestro cliente.

Muchas empresas ignoran esto. Venden una vez y creen que el trabajo ya está hecho, por lo que pierden grandes oportunidades de ofrecer productos y servicios complementarios que le aportarían mucho valor a sus clientes y que les permitirían generar ingresos adicionales. Piensa, por ejemplo, en un taller automotriz. Puede construir un embudo de ventas orientado al servicio de mantenimiento. Al finalizar este servicio con un cliente, el siguiente mantenimiento tendría que esperar varios meses, pero, la empresa puede ofrecerle en ese lapso de tiempo productos y servicios complementarios a través de otro embudo de ventas. Si planteas tu negocio de esta forma, vas a ser mucho más rentable, además de que tus clientes se sentirán más satisfechos.

Paso 5. Crea reglas de automatización y configura los disparadores.

Una vez construidos nuestros embudos de venta, ahora sí vamos a automatizarlos. La mayoría de emprendedores manejan su negocio con Excel, pero en Excel hay que hacerlo todo a mano: actualizar estados, mover clientes de una etapa a otra, enviar recordatorios, etc. Y esto consume mucho tiempo, además de que es poco eficiente para el cliente.

Con Bitrix24 podemos establecer reglas de automatización y disparadores que automatizan nuestro proceso de ventas.

Las reglas de automatización son los lineamientos que va a seguir el sistema de ventas para realizar las automatizaciones. Por ejemplo, si el cliente realiza la acción A, vamos a automáticamente realizar la acción X. Y, los disparadores son las acciones concretas que activan la automatización. Por ejemplo, la confirmación de un pago puede ser un disparador que active la regla de automatización para el envío de la factura.

Estas opciones las encontramos en CRM y Reglas de automatización. Como ejemplo, vamos a crear una regla para generar la factura automáticamente cuando el monto de la transacción sea registrado. En este caso, quiero que esta automatización aplique a los clientes que están en la etapa inicial de mi embudo. Doy clic en “Agregar” en esta primera fase. Aquí vemos todas las opciones de automatización, pero la que quiero crear es una automatización de flujo de trabajo. La selecciono. Y quiero que el cliente cambie de etapa a “Factura” cuando sea registrado el monto. Doy clic en “Agregar”. En “Ejecución” elijo la opción “En Paralelo” para que la automatización se ejecute al instante sin importar que haya otra regla de automatización en ejecución. En “Hora” podemos elegir si queremos que la automatización sea ejecutada inmediatamente o en un periodo de tiempo determinado. Damos clic en “Agregar Condición”. Vemos todas las opciones de condiciones que podemos establecer, pero lo que quiero es que la automatización esté relacionada con el monto de la negociación. Aquí puedo configurarla de varias formas, pero voy a establecer que la condición sea que el monto sea más que $0. Y ahora elijo a qué etapa debe pasar el cliente cuando se registre el monto de la transacción, que en este caso sería para “Factura”. También puedo elegir que, al ejecutar la automatización, se asigne un responsable de este cambio. Doy en “Guardar”. Y nuevamente “Guardar” aquí abajo. Ya aquí quedó nuestra automatización. Vamos a probarla. Vamos a registrar una nueva negociación. Completamos los datos. Y vemos que la automatización se ejecutó correctamente. Si la ficha de negociación no tiene registrado el monto, entonces se quedará en la etapa inicial.

Es muy importante que tengas claro cómo funcionan tus procesos comerciales para que puedas aprovechar al máximo todas las opciones de automatización que ofrece Bitrix24.

Otros ejemplos de reglas de automatización son: enviar un correo automático cuando llega un nuevo cliente, mover al cliente en el embudo cuando paga, o asignar tareas alguna persona del equipo o área automáticamente. Todo esto ocurre sin que haya necesidad de intervención de una persona, pero depende de específicamente cómo funciona tu modelo de negocios.

Paso 6. Gestiona tus embudos de ventas desde Bitrix24.

Con los embudos de venta construidos y automatizados ya podemos empezar a gestionar clientes.

Cuando comiencen a llegar las negociaciones, podemos verlas dentro de cada embudo en formato Kanban, permitiéndonos visualizar fácilmente en qué etapa está cada negociación y cómo avanza el proceso comercial.

Si identificamos algún cuello de botella en el proceso, podemos tomar decisiones que nos permitan optimizar para brindar una atención más eficiente a los clientes.

Paso 7. Integra tu Bitrix24 con otras herramientas.

Otra ventaja de Bitrix24 con respecto a Excel es que puedes conectar tu cuenta con tu correo, calendario, WhatsApp y página web. Esto significa tener que vas a poder gestionar todo tu negocio desde un solo lugar. Por ejemplo, puedes:

Conectar tu correo electrónico para responder desde la misma ficha del cliente.

Conectar tu Calendario para programar reuniones y recordatorios.

Conectar WhatsApp, llamadas y redes sociales, para brindar respuesta más rápida a las comunicaciones con clientes.

Puedes conectar tu cuenta con formularios web, por si alguien deja sus datos en tu página, que automáticamente aparezca en el CRM de Bitrix24.

Incluso, puedes conectar números de teléfono al CRM y llamar a los clientes directamente desde la ficha de negociación. La transcripción y el análisis de la llamada aparecerá dentro de la ficha de negociación respectiva.

Todas estas integraciones las puedes hacer desde el “Contact Center” o desde la sección respectiva, como en el caso del calendario y el Webmail. Ya luego desde las fichas de las negociaciones puedes enviar correos al cliente, llamarlo, generar una factura, crear una nueva tarea, etc.

Paso 8. Impulsa las ventas de tu negocio con inteligencia artificial.

Ahora puede que muchos se estén preguntando si con Bitrix24 podemos usar la inteligencia artificial en este proceso. Y la respuesta es sí.

Gracias a la inteligencia artificial, podemos detectar oportunidades de ventas recurrentes y recomendaciones de productos o servicios adicionales, así no se nos va a escapar ningún cliente.

Pero, eso no es todo. Otro ejemplo muy interesante de cómo usar la IA de Bitrix24 para optimizar nuestras ventas es el análisis de llamadas y asistencia en vivo. Si activamos esta opción, CoPilot se encarga de analizar nuestras llamadas para luego darnos consejos y recomendaciones en tiempo real. Eso significa cerrar más ventas y atender mejor a cada cliente, algo difícil de lograr solo con Excel.

Para activar esta opción debes dirigirte a la configuración de la cuenta, Preferencias de CoPilot, y CRM. El asistente con IA de Bitrix24 puede transcribir llamadas, generar resúmenes y completar los campos del CRM a partir de ellas. Además, ofrece consejos prácticos con posibles mejoras para las conversaciones.

Paso 9. Aprovecha los Procesos inteligentes en CRM

Bitrix24 entiende que cada negocio es distinto, por eso cuenta con la opción de procesos inteligentes que te permiten crear escenarios personalizados. Por ejemplo: gestionar clientes VIP, renovaciones de contratos, brindar soporte posventa, gestionar proyectos especiales, etc. Bitrix24 se adapta exactamente a lo que necesita tu negocio.

Esta opción la encontramos en la sección CRM, Más y Automatización Inteligente de Procesos. Aquí podemos crear y configurar automatizaciones de procesos. Las fichas de estos procesos se verán como las fichas de negociaciones, contactos, etc., pero la diferencia es que se pueden personalizar según los escenarios específicos de la empresa, creando los campos necesarios y permitiéndonos configurar la automatización correspondiente.

Conclusión

Cuando tu negocio tiene pocos clientes, puedes hacer todo manual o con Excel sin problema. Pero, a medida que empiezas a crecer, necesitas un CRM que te ayude a optimizar y automatizar la gestión de clientes, o perderás mucho tiempo, ventas y dinero.

Herramientas como Bitrix24, que cuenta con automatizaciones, inteligencia artificial y flexibilidad para adaptarse a las necesidades de nuestra empresa, son sin duda imprescindibles para que nuestro negocio crezca de forma sostenible y podamos pasar de facturar $100 dólares al mes a $1.000, $10.000, $100.000 o más.

Si usas Excel para trabajar con tus clientes, puedes importarlo a Bitrix24 en unos pocos clics y hacer tu trabajo más eficiente, sencillo y agradable.

Recuerda que en la descripción y en los comentarios te dejamos el enlace con la prueba de 15 días de Bitrix24.